ПРАВИЛА ЗА ПРОФИЛ НА КУПУВАЧА
ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ В АМТИИ – ПЛОВДИВГлава първа
Общи положения
1.Тези правила включват реда за планиране и организация на провеждането на процедури при възлагането на обществени поръчки, контрол на изпълнението на договорите в АМТИИ - Пловдив.
2.В правилата е определена и организацията на възлагане на малки обществени поръчки без провеждане на процедури.
3.С правилата е определен обхвата на предварителния контрол при възлагането на обществени поръчки.
4.Основна цел на правилата е да се даде разумна увереност и надеждна и своевременна информация на ръководството на Академията, че при възлагане на обществените поръчки се спазва законодателството и договорите.
Глава втора
ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ, ВЪЗЛАГАНИ С ПРОВЕЖДАНЕ НА ПРОЦЕДУРИ
1.Планиране на обществените поръчки
1.1.Процесът по планиране на обществените поръчки се осъществява едновременно с разработването на бюджета на АМТИИ - Пловдив за съответната година.
1.2.Планирането се осъществява въз основа на мотивирани предложения от преподавателите и административния персонал, съдържащи информация за необходимостта от извършване на строителство, осъществяване на доставки на стоки и/или предоставяне на услуги.
1.3.Информацията по т. 1.2 се представя на Ректора на Академията в срок до 31.12. на предходната година с цел планиране на средства в бюджета.
1.4.Помощник-ректорът обобщава и анализира писмените предложения с оглед необходимостта от организиране и провеждане на процедури за възлагане на обществени поръчки.
1.5.За определяне на прогнозната стойност на обществената поръчка помощник-ректорът анализира стойността на предходни поръчки със същия обект, както и отчетните данни от предходни години за разходваните бюджетни средства за аналогични дейности, като се отчита и ръста на инфлацията. За дейности, за които такива данни не са налични, той извършва предварително проучване за стойността на поръчката, включително и на обособените позиции.
1.6.Помощник-ректорът, след съгласуване с ръководителя на финансов отдел представя на Ректора на АМТИИ мотивиран доклад за необходимостта от възлагане на обществени поръчки, подлежащи на финансиране през следващата бюджетна година, като за всяка поръчка се посочва:
1. описание на обекта на обществената поръчка;
2. обща прогнозна стойност на обществената поръчка.
1.7.След преценка на Ректора на Академията за приоритетите по дейности и съответните обществени поръчки, за които е обоснована необходимостта от възлагането им помощник-ректорът изготвя план-график на обществените поръчки, които следва да бъдат възложени през текущата година.Той се съгласува с ръководителя на финансов отдел и се утвърждава от Ректора след приемане на Бюджета на АМТИИ за текущата година.
1.8. Планът съдържа за всяка поръчка:
• описание на обекта на поръчката;
• обща прогнозна стойност;
• вид на процедурата съобразно стойността на обществената поръчка;
• месец от годината, през който следва да бъде сключен договор;
• дейностите, свързани с подготовката и провеждането на процедурата за възлагане на обществената поръчка, и съответните крайни срокове за тяхното изпълнение;
1.9.След утвърждаването на плана, включването на нови процедури за възлагане на обществена поръчки се допуска по изключение, по реда на т.1.2 и т. 1.7 от настоящите правила.
2.Организация на провеждането на процедури за възлагане на обществени поръчки
2.1.На етапа на подготовка, преди откриване на процедурата, помощник-ректорът изготвя техническо задание, което включва:
-пълно описание на предмета на поръчката, включително по обособени позиции;
- техническите спецификации;
- инвестиционните проекти, ако поръчката е с обект строителство;
- методика за оценка на офертата, включително показателите и относителната им тежест, точни указания за определяне на оценката по всеки показател и за определяне на комплексната оценка на офертата (когато критерият за оценка е икономически най-изгодна оферта);
- критерии за подбор, ако са определени такива, включващи изискване по чл. 49 от ЗОП и/или минималните изисквания към кандидатите за икономическо и финансово състояние, технически възможности и/или квалификация, както и документите, с които се доказват;
- условия за изпълнение на поръчката: срок, начин и място на изпълнение на поръчката; изискуеми минимални гаранционни срокове и обслужване; предлаган размер на гаранцията за участие и изпълнение;
- предложение относно възможностите за представяне на вариантност на предложенията.
2.2. При етапите на подготовката на технически спецификации, методиката за оценка на офертите в случай на прилагане на критерия икономически най-изгодна оферта, като и на конкурсните програми при конкурсите за проект, се осигурява участието на най-малко един експерт, който има професионална компетентност, свързана с предмета на поръчката.
2.3.В случай, че Академията не разполага с служители, отговарящи на изискванията за професионална компетентност се включват външни експерти от списъка по чл.19, ал.2, т. 8 от ЗОП или други чрез възлагане в съответствие с този закон. Лицата участвали в изработването на технически спецификации, методиката за оценка на оферти и на конкурсни програми не могат да бъдат включвани в комисията за провеждане на процедурата за възлагане на обществената поръчка, съответно в журито на конкурс за проект. Външните експерти се определят от Ректора, като задачите, които трябва да изпълняват, се възлагат с писмен договор. Изпълненото и прието задание се предоставя на помощник-ректора, след подписване на документите от експерте експерти по т.2.2 от правилата.
2.4.След изготвяне на техническото задание помощник-ректорът изготвя документацията за участие в процедурата за обществената поръчка. Тя се съгласуват с юриста на Академията и включва:
- решение за откриване на процедурата;
- обявление за обществената поръчка /респ. покана за участие в договарянето/, в което при критерий икономически най-изгодната оферта се посочват показателите за комплексна оценка с тяхната относителна тежест, или подреждането им по важност в низходящ ред, когато по обективни причини не може да се посочи тяхната относителна тежест;
- указания към кандидатите за участие в процедурата;
- проект на договор;
- образец на офертата, както и указание за подготовката й;
- други образци и документи, съгласно изискванията на ЗОП и в зависимост от спецификата на поръчката.
2.5.В случаите, когато обществената поръчка се възлага чрез процедура на договаряне без обявление, лицата, до които се изпращат покани за участие, се определят от Ректора въз основа на регламентираните от ЗОП критерии, по предложение от помощник-ректора на Академията. Подборът се мотивира в доклад, който се представя заедно със съответните документи по т.2.1 от настоящите правила.
2.6.Документите по т. 2.4 се представят на финансовия контрольор, преди подписването им от ректора на Академията за проверки. След одобрение от финансовия контрольор, документите се подписват от ректора.
3.На етапа на обявяване и провеждане на процедурата за възлагане на обществена поръчка /ОП/, помощник – ректорът съставя придружителни писма, които се подписват от ректора. С тях в нормативно определения срок той изпраща обявлението и решението до изпълнителния директор на Агенцията за обществени поръчки за вписване в Регистъра. Същото длъжностно лице изпраща информацията и в електронен вид.
3.1.Помощник-ректорът отговаря за подготовката и изпращането на поканите при процедури на договаряне с или без обявление, както и в случаите, когато това е предвидено в ЗОП.
3.2.При процедури на договаряне без обявление, открити на основание чл. 90, ал. 1, т. 3-9 и т.12 от ЗОП, помощник – ректорът изпраща в АОП, за осъществяване на предварителен контрол, решенията за откриване на процедурите, утвърдената с тях покана, както и доказателствата, свързани с избора на процедурата.
3.3.Помощник-ректорът организира подготовката и окомплектовката на документацията за участие в процедурите, както и нейното предоставяне на заинтересованите лица по електронен път чрез публикуването и на профила на купувача. В случай, че документацията се предоставя на хартиен носител Помощник-ректора уведомява касата на АМТИИ за обявената поръчка и я предоставя за продажба от касиера. Заинтересованите лица, заплащат на стойността на документацията за което касиера издава на платежен документ /фактура/.
3.4.Когато в законоустановените срокове постъпи писмено искане от кандидат/участник за разяснения по документацията, помощник-ректорът, изготвил техническото задание съвместно с юриста на Академията, подготвя писмен отговор.
3.5.Разяснението се изпраща до лицето, отправило питането, и до всички лица, получили документация, без да се посочва в отговора лицето, отправило запитването. Разяснението се прилага и към документацията, която предстои да се предоставя на други кандидати или участници.
3.6.При приемане на офертите или заявленията за участие те се регистрират във входящ регистър за обществените поръчки и търговете /Приложение №1/, който се завежда от касиера на АМТИИ. Върху плика се отбелязва поредния номер, датата и часа на получаването и се издава документ с входящ номер на приносителя.
3.7.Във входящия регистър се отбелязват всички обстоятелства, в случаите при които възложителят не е приел и е върнал незабавно на участниците оферти/заявления, които са представени след изтичане на крайния срок или в незапечатан или скъсан плик.
3.8.До отварянето им офертите/заявленията се съхраняват в касата на Академията.
3.9. Когато в срока, определен за представяне на офертите или заявленията, няма постъпила оферта или заявление, или е получено само едно заявление или оферта, или в резултат от производство по обжалване се налага удължаването на срока за подаването им, или срокът по чл. 51, ал.3 от ЗОП не е достатъчен помощник-ректорът уведомява Ректора на Академията. След преценка и разпореждане на Ректора, помощник-ректорът, съгласувано с юриста на АМТИИ, изготвя проект на решение и обявление за удължаване на срока за подаване на оферти или на проект на решение за прекратяване на процедурата.
4. Проектът на заповед за назначаване на комисия за разглеждане и оценка на офертите се подготвя от помощник-ректорът и се съгласува с юриста на АМТИИ. Броят на членовете е нечетен и е най-малко пет, а при прилагане на опростените правила, когато ОП са със стойностите по чл. 14 ал.3 от ЗОП - най-малко трима. В състава на комисията се включва задължително един правоспособен юрист, а най-малко половината от останалите членове са лица, притежаващи професионална компетентност, свързана с предмета на поръчката. В случай, че Академията не разполага с служители, отговарящи на изискванията за професионална компетентност се включват външни експерти от списъка по чл.19, ал.2, т. 8 от ЗОП или други чрез възлагане в съответствие с този закон. Останалите членове са от Академията и са с професионална квалификация и практически опит в съответствие с обекта и сложността на обществената поръчка. Със заповедта се определят и резервните членове.
4.1.Заповедта за назначаване на комисия за разглеждане, оценка и класиране на офертите се представя преди подписване от ректора на финансовия контрольор за проверки за законосъобразност. След одобрение от финансовия контрольор, заповедта се подписва от ректора.
4.2.Председателят на комисията:
- ръководи заседанията на комисията, организира и координира работата на членовете й;
- следи за спазване срока на работата на комисията и при необходимост уведомява Ректора на Академията за удължаването му;
- уведомява Ректора на Академията за необходимостта от определяне на нов член в случаите, когато редовен член не може да бъде заместен от резервен;
- уведомява Ректора на Академията за приключване работата на комисията и предоставя заедно с всички документи, събрани в хода на процедурата, протокола за извършената работа;
- уведомява Ректора за извършените действия и взетите решения в изпълнение на указанията, след упражнен контрол върху работата на комисията и му предоставя съставения протокол, като в случай на несъгласие, към него се прилага особено мнение.
4.3. Ректорът, или упълномощеното от него лице, като възложител на ОП: - има право на контрол в/у работата на комисията преди издаване на съответното решение, като проверява само съдържанието на съставените от комисията протоколи за съответствие с изискванията на закона и предварително обявените условия на обществената поръчка;
- при установени нарушения в работата на комисията, които могат да се отстранят без прекратяване на процедурата дава писмени указания за отстраняването им, които са задължителни за комисията.
4.4. На основание протокола от работата на комисията и предложението за класиране и избор на изпълнител на ОП, помощник ректорът съставя проект на решение, който се съгласува с юриста на Академията и проекти на уведомителни писма до участниците.
4.5. Съставеният проект на решение за обявяване на класирането на участниците и за определяне на участника за изпълнител и протоколите от работата на комисията се представят от помощник-ректора за проверки от финансовия контрольор, преди подписване от ректора.
4.6.Помощник ректорът организира:
- изпращането на поканите за участие при процедури по договаряне - лично “на ръка” срещу подпис или по пощата с препоръчано писмо с обратна разписка;
- получаване на копие от решението за класиране от участниците/кандидатите или от техни представители, в тридневен срок от издаването му, лично срещу подпис или по пощата с препоръчано писмо с обратна разписка.
4.7.Протоколите на комисиите се съхраняват при помощник – ректора на Академията. При писмено поискване от страна на кандидат, направено в срока за обжалване на решенията, след писмено разпореждане на Ректора на Академията, се осигурява в зависимост от искането копие или достъп до протокола на комисията в тридневен срок от получаването на искането. Предоставянето на копието или достъпа се удостоверява върху гърба на протокола.
5.На етапа на сключване на договор за обществена поръчка помощник – ректорът подготвя и съгласува с юриста на Академията, проект на договор, който съответства на проекта на договор, приложен към документацията, допълнен с всички предложения на участника, въз основа на които е определен за изпълнител.
5.1.Помощник-ректорът изисква от изпълнителя на обществената поръчка представянето на необходимите документи - приложения към договора, както и на изискваните при сключването на договор в ЗОП документи.
5.2.Помощник-ректорът не изисква при сключването на договора, представянето на документите по чл. 47, ал.10 и чл.48 ал.3 от ЗОП, когато законодателството на държавата, в която избрания изпълнител е установен, предвижда включването на някое от тези обстоятелства в публичен безплатен регистър. Към досието за обществена поръчка задължително се прилага справката от съответния регистър, към датата на проверката при сключването на договора за удостоверяване на липсата на тези обстоятелства.
5.3.Оригиналът на банкова гаранция или оригиналът /заверено от фирмата копие/ на платежно нареждане за внесена гаранция за изпълнение на договора се изисква и съхранява от “Финансов” отдел на Академията.
5.4.Проектът на договор, след съгласуване с юриста на АМТИИ, заедно с документите, които се представят при сключването му се предават на финансовия контрольор за извършване на проверките по предварителния контрол.
5.5.След одобрението договорите се представят от ръководителя на финансов отдел за подпис на Ректора на Академията в законовите срокове. Те се подписват и от ръководителя на финансов отдел във връзка със системата на двойния подпис. Подписаните договори се предоставят на помощник-ректора, който организира подписването им от изпълнителя на обществената поръчка. Оригиналите на сключените договори за обществени поръчки се съхраняват в отдел “Финансов” заедно с оригинала на банкова гаранция или платежното нареждане за внесена парична гаранция.
5.6.Копия от подписаните договори се предоставят на помощник-ректора, който за отговоря за процедурата, за прилагане към досието за обществената поръчка.
5.7.Отдел "Финансов " организира:
- връчването лично “на ръка” срещу подпис или при заявено от кандидата желание - по пощата с препоръчано писмо с обратна разписка, на оригинала на банкови гаранции, представени за участие в процедури и възстановяването на представени гаранции за участие под формата на парична сума по сметка на Академията;
- задържането на гаранциите за участие и упражняването на правата по тях в случаите, предвидени в чл. 61 ал.1 и ал.2 от ЗОП.
6.Помощник-ректорът организира изпращането до 30 дни от сключване на договора, на информация, изготвена по образец, за всеки сключен договор за обществена поръчка до Агенцията по обществените поръчки - за вписване в Регистъра на обществените поръчки.
7.Помощник-ректорът организира в законово установения срок изпращането на информацията за изпълнените или за предсрочно прекратените договори за обществени поръчки.
8.Помощник-ректорът съставя проект на мотивирано решение за прекратяване на процедурата по реда на чл.39, ал.1 от ЗОП, което съгласува с юриста на Академията. Проектът се представя на финансовия контрольор за извършване на предварителен контрол и след дадено одобрение се подписва от Ректора на АМТИИ.
9.Процедура за възлагане на обществена поръчка се прекратява по реда на чл.39, ал.2 от ЗОП след преценка и разпореждане на Ректора. Помощник-ректорът, съставя проект на мотивирано решение за прекратяване на процедурата, което съгласува с юриста на Академията. Проектът се представя на финансовия контрольор за извършване на предварителен контрол и след дадено одобрение се подписва от Ректора на АМТИИ.
Глава трета
Организация по възлагане на обществени поръчки чрез публична покана по реда на глава осма “а” от ЗОП
1.По реда на тази глава ОП не се възлагат чрез провеждане на процедури по ЗОП, но се прилагат задължително условията и реда на глава осма “а” от закона.
1.1. При възлагането на поръчки за строителство, доставки или услуги с прогнозни стойности в границите, определени с чл. 14, ал. 4 от ЗОП, помощник – ректорът съставя докладна записка, в която се мотивира необходимостта от възлагането на поръчката и се описва предмета на поръчката, прогнозната стойност и средствата предвидени за нейното финансиране.
1.2.След одобряване на докладната записка от Ректора на Академията, помощник-ректорът изготвя техническо задание, което включва:
-пълно описание на предмета на поръчката, включително по обособени позиции;
- техническите спецификации;
- инвестиционните проекти, ако поръчката е с обект строителство;
- критерият за оценка, а когато критерият за оценка е “икономически най-изгодна оферта” и методика за оценка на офертата, включително показателите и относителната им тежест, точни указания за определяне на оценката по всеки показател и за определяне на комплексната оценка на офертата;
- критериите за подбор, включващи минималните изисквания към кандидатите за технически възможности и/или квалификация;
- условия за изпълнение на поръчката: срок, начин и място на изпълнение на поръчката; изискуеми минимални гаранционни срокове и обслужване; предлаган размер на гаранцията за участие и изпълнение;
1.3.На основание условията в техническото задание помощник-ректорът изготвя проект на покана и оферта, съдържащи законово определената задължителната информация. Документите за възлагане на ОП, включително и проекта на договор се утвърждават от Ректора.
1.4.Помощник-ректорът публикува по законовия ред поканата на Портала за обществени поръчки и в профила на купувача.
1.5. В деня на публикуването Помощник-ректора изпраща съобщение за поканата до средствата за масово осведомяване и може да я изпрати и до избрани от него лица, при спазване разпоредбите на чл. 101б, ал. 3 от ЗОП.
1.6.Приемането и съхранението на офертите до предоставянето им на комисията се извършва по реда, определен от т.3.6 до т.3.8. на т.2. Организация на провеждането на процедури за възлагане на ОП, глава втора ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ, ВЪЗЛАГАНИ С ПРОВЕЖДАНЕ НА ПРОЦЕДУРИ.
2.Помощник-ректорът съставя проект на заповед за назначаване на комисия от длъжностни лица за получаването, разглеждането и оценката на офертите за всеки конкретен случай на възлагане на ОП по тази глава от правилата. Комисията се състои от нечетен брой членове /най-малко трима/. В състава се включва задължително един правоспособен юрист и най-малко едно лице, притежаващо професионална компетентност, свързана с предмета на поръчката. Със заповедта се определят и резервните членове. Заповедта се подписва от Ректора на Академията.
2.1.След получаването на офертите длъжностните лица от комисията представят декларации за обстоятелствата по чл. 35, ал.1, т.2 - 4 от ЗОП.
2.2.Редът за разглеждане на офертите се определя от комисията.Отварянето на офертите е публично и на него могат да присъстват участниците в процедурата или техни упълномощени представители, както и представители на средствата за масово осведомяване и други лица при спазване на установения режим за достъп до сградата, в която се извършва отварянето. За разглеждането и оценяването на офертите комисията съставя протокол. В протокола се класират участниците и се предлага изпълнител на ОП, с който да се сключи писмен договор. Протоколът се представя в тридневен срок от съставянето за утвърждаване от Ректора на АМТИИ. След което в един и същи ден се изпраща на участниците и се публикува в профила на купувача при условията на чл. 22б, ал. 3 от ЗОП.
2.3.Ректорът на АМТИИ може да възложи изпълнението на ОП и в случаите, когато е подадена само една оферта.
2.4.В случай, че не е подадена нито една оферта Ректора на Академията може да възложи изпълнението на поръчката след провеждане на преговори с избран от него изпълнител, съобразявайки се с прогнозната стойност посочена в поканата, както и с техническите спецификации и проекта на договор приложени към нея.
3. Академията сключва писмен договор, които е съобразен с проекта на договор, приложен към документацията и включва всички предложения от офертата на класирания на първо място участник.
3.1.Определеният за изпълнител на ОП представя документи, издадени от компетентен орган, за удостоверяване на липсата на обстоятелствата по чл. 47, ал.1, т.1, освен когато законодателството на държавата, в която е установен, предвижда включването на някое от тези обстоятелства в публичен регистър или предоставянето им служебно на възложителя и чл. 47, ал.5 от ЗОП и декларират за липса на обстоятелства по чл. 101е, ал.2, т1 и2.
3.2.Договорът се сключва по реда т.5.4. и т.5.6 от настоящите правила, част 2.Организация на провеждането на процедури за възлагане на обществени поръчки на глава втора ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ, ВЪЗЛАГАНИ С ПРОВЕЖДАНЕ НА ПРОЦЕДУРИ.
3.3. Помощник ректора публикува в профила на купувача при условията на чл. 22б, ал. 3 договора и допълнителните споразумения към него.
4.Проектите на заповедта за назначаване на комисията, за утвърждаване на поканата, на офертата и на договора, като част от документацията за възлагане на ОП след съгласуване с юриста на Академията се представят на финансовия контрольор за проверки за законосъобразност, преди подписване от ректора на Академията. Те се подписват при дадено одобрение.
Глава четвърта
Организация по възлагане на обществени поръчки без провеждането на процедура за възлагане. Осъществяване на предварителния контрол
1.Възлагане на ОП, чрез директно възлагане
1.1. Не се провежда процедура за възлагане на обществена поръчка и не се прилага реда за възлагане на обществени поръчки чрез публична покана /глава осма “а” от ЗОП/, когато разхода на средства за строителство, доставки или услуги, или конкурс за проект е по-малък от стойностите по чл. 14, ал.5 от ЗОП.
1.2.При тези разходи сделката се доказва само с първични документи /фактури/, ако не се налага подписването на договор, които преди извършването им трябва да бъдат одобрени от финансовия контрольор.
1.3.Ако спецификата на поръчка налага наличието на договор, същият се изготвя от помощник-ректора, при нужда се съгласува с юриста на Академията и се представя преди подписването му от ректора за осъществяване на предварителен контрол от финансовия контрольор.
Глава пета
Контрол за изпълнение на договора за обществена поръчка. Мониторинг
1.Лицата, упълномощени за приемане на извършената работа по сключените договори за възлагане на обществени поръчки, се определят от Ректора на Академията и в тази връзка те проверяват:
- спазване на срока за изпълнение на договора;
- съответствието на изпълнението с изискванията по договора – технически спецификации, изискванията за качество и количество и други параметри в зависимост от предмета и клаузите по договора;
2.За приемане на извършената работа упълномощените от Ректора на Академията лица съставят протокол, в който се описват всички недостатъци на изпълнението, ако са установени такива, и се определя подходящ срок за отстраняването им. Протоколът се оформя двустранно с подписи на упълномощени представители на изпълнителя.
3.Мониторинг по изпълнение на сключения договор се осъществява от помощник – ректора, отговорен за процедурата.
4.Плащанията по договорите за възлагане на обществени поръчки се осъществяват в предвидените в тях срокове, след представяне и проверка на необходимите документи, указани в договора, както и представяне на приемо-предавателен протокол, удостоверяващ изпълнението по договора. Плащанията се извършват от отдел “Финансов”.
4.1.Помощник-ректорът изисква от отдел “Финансов” и организира изпращането на информация за изплатените суми по сключените и изпълнени договори, както и за предсрочно прекратените договори до Агенцията по обществените поръчки в сроковете, определени в Правилника за прилагане на ЗОП.
4.2.След изпълнение на договора, помощник-ректорът уведомява отдел “Финансов” за организиране връщането на гаранцията за изпълнение на изпълнителя по банков път. При неизпълнение на договора и необходимост от задържане на банковата гаранция след определения срок на валидност, помощник-ректорът уведомява с писмо съответната банка.
4.3.При неизпълнение на клаузи по договора, помощник-ректорът, уведомява юриста на Академията и съвместно с отдел “Финансов” предприемат необходимите действия за търсене на отговорност от контрагентите.
Глава шеста
Ред за уведомяване на Агенцията за обществени поръчки за разходваните средства във връзка с обществени поръчки на стойност по чл. 14, ал.4 и 5 от ЗОП
1.До 10 март на всяка година, следваща отчетната година, въз основа на наличната информация в досиетата, помощник-ректорът на Академията подава информация на отдел “Финансов” за действащите през годината договори, сключени във връзка с обществените поръчки на стойност по чл. 14, ал.4 и 5 от ЗОП поотделно по договори.
2.До 15 март на всяка година, следваща отчетната година отдел “Финансов” съставя и представя на помощник-ректора справка за общата сума, изплатена за обществените поръчки на стойност по чл. 14, ал.4, и 5 от ЗОП за годината, в т. ч по обекти /доставки, услуги, строителство и конкурс за проект/.
3.Помощник-ректорът в срок до 28 март на следващата година, след получаването на справката от отдел “Финансов” обобщава информацията за общата сума, изплатена за обществените поръчки на стойност по чл. 14, ал.4, и 5 от ЗОП за годината, и организира изпращането в законовия срок на информацията до Агенцията за обществени поръчки, по утвърдения от изпълнителния директор на агенцията образец.
Глава седма
Съхранение на документацията за възложените обществени поръчки
1. Помощник-ректорът съставя досие за всяка възложена обществена поръчка с проведена процедура или за обществени поръчки на стойност по чл. 14, ал.4 от ЗОП , за които се събират оферти с публикуване на покана, по реда на чл. 42 от СФУК, утвърдена от Ректора на Академията.
1.1.В досието на обществената поръчка се прилагат при наличие и заповедите за заместване на Ректора на Академията, във връзка с подписани документи за провеждане на процедури, както и копия от гаранциите за изпълнение, предоставени от отдел “Финансов”.
1.2.Досиетата на обществените поръчки се съхраняват в съответствие със сроковете, определени в ЗОП при помощник-ректора на Академията, който отговаря за съхранението, движението и пълнотата на досиетата на обществените поръчки.
1.3.В отдел “Финансов” се съхраняват оригиналите на сключените договори, на банкова гаранция или оригинал /заверено копие/ на платежно нареждане за внесена гаранция за изпълнение на договора.
1.4.След приключване на процедурата за възлагане на обществена поръчка, или сключването на договора при обществените поръчки на стойност по чл. 14, ал.4 от ЗОП и попълването на досието с документацията по нея се извършва преглед на съдържанието и пълнотата на досието от финансовия контрольор на Академията.
ЗАКЛЮЧИТЕЛНА РАЗПОРЕДБА
§ 1.Настоящите правила са приети на основание чл.8, ал.7 от ЗОП на 22.12.2008 г., изменени със заповеди №РД-16-176 от 12.03.2009 г., № РД-16-757 от 17.12.2010 г.; на основание чл.8б от ЗОП /Д.В. бр. 93/2011 г. / изм. със заповед № РД-16-165 от 01.03.2012 г. на Ректора на АМТИИ, в сила от 26.02.2012 г., изм. със заповед № РД-16-292 от 03.05.2012 г. на Ректора на АМТИИ., изм. със заповед № РД – 16 – 548 / 01.09.2014 г. на Ректора на АМТИИ.
§ 2.Извършеният предварителен контрол по възлагането на обществените поръчки се удостоверява от финансовият контрольор по реда на чл. 37, 38, 39 или 40 от Системата за финансово управление и контрол в АМТИИ.